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Travel Risk Management: come assolvere al meglio al duty of care in trasferta

La pandemia da Covid-19 che - dopo oltre due anni dal suo scoppio - continua a rappresentare un’emergenza sanitaria globale e lo spettro di una nuova emergenza legata al Vaiolo delle Scimmie che incombe. Una guerra alle porte dell’Europa, che rappresenta in realtà solo uno dei tanti conflitti armati in corso nel mondo. L’inesorabile aumento del numero di eventi climatici estremi: dai violenti incendi in California alle alluvioni del Pakistan o delle nostre Marche, giusto per citarne alcuni tra i più recenti ed eclatanti.

Le minacce che incombono sul personale viaggiante o impiegato all’estero sono tante e discendono da scenari in continuo mutamento. In un precedente articolo della nostra newsletter, abbiamo già parlato delle diverse categorie di rischio a cui i business travellers vanno incontro, così come della necessità di adottare un approccio onnicomprensivo per assolvere l’obbligo morale e legale dei datori di lavoro di garantire la salute e la sicurezza dei propri dipendenti in trasferta. Ma come, in concreto, si struttura un processo di Travel Risk Management (TRM) affinché esso permetta di adempiere al meglio al Duty of care?

Personalizzato, integrato e condiviso, circolare. Sono queste le quattro caratteristiche chiave di un buon processo di TRM.

Personalizzato, perché deve tenere in considerazione sia le esigenze che gli obiettivi aziendali, sia le caratteristiche di chi viaggia che quelle del paese di destinazione. Si dovranno individuare e analizzare i rischi potenziali e le migliori strategie di mitigazione, e nell’attuare queste ultime, bisognerà partire da un esame del contesto organizzativo interno ed esterno dell’azienda e del settore in cui essa opera, oltre che del ruolo e delle caratteristiche anagrafiche del trasfertista e del contesto geografico, politico e culturale della destinazione. Diverse saranno pertanto le valutazioni da fare se – ad esempio - il trasfertista sarà un dirigente o un dipendente operativo; uomo o donna; se viaggerà in un paese liberale o meno; segnato da conflitti bellici o sociali; più o meno soggetto a calamità naturali.

Integrato, perché deve essere sviluppato e implementato in stretta collaborazione tra la dirigenza e le diverse aree aziendali coinvolte (dal travel office alle aree legal e HR, passando ovviamente per la security e la safety), con il supporto di consulenti interni ed esterni. E anche condiviso, non solo da chi contribuisce alla sua implementazione, ma persino e in particolar modo dai trasfertisti, che devono essere adeguatamente formati ed informati sui rischi a cui vanno incontro e su quali strategie dovranno essere adottate, dall’azienda e da loro stessi, per salvaguardare la propria incolumità. A tal proposito sarà necessario dotarli di strumenti informativi adeguati quali, per esempio, schede paese e sessioni di awareness, in cui sarà fondamentale adottare uno stile comunicativo efficace e coinvolgente, che tenga anche conto dei diversi livelli di percezione del rischio di ciascun dipendente (nel caso ve la foste persa, qui trovate un’interessante riflessione sul tema).

Infine, il processo di TRM dev’essere circolare, caratterizzato da una comunicazione e un monitoraggio costante sia nella fase pre-trip, che in quelle on- e post-trip. Il processo non si esaurisce quindi con la valutazione dei rischi e la formazione dei dipendenti, ma continua durante il viaggio - quando sarà necessario tenere sotto controllo la situazione del paese di destinazione e verificare il benessere dei trasfertisti, essendo pronti a fornire loro supporto in caso di bisogno – e prosegue anche dopo il viaggio, con il mantenimento del monitoraggio sanitario di chi è rientrato e con sessioni di debriefing utili a individuare cosa si può migliorare nel processo, affinché esso sia sempre pronto a rispondere alle sfide poste da scenari in costante evoluzione.

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